Dette dokument beskriver, hvordan personoplysninger behandles i og af softwareløsningen “West Estate intern”, samt de vilkår, der gælder for behandlingen. West Estate ApS er dataansvarlig for behandlingen og anvender et antal underdatabehandlere som beskrevet nedenfor. Dokumentet suppleres af vores privatlivspolitik.
1. Genstand og formål
Behandlingen sker med det formål at understøtte West Estates ejendomsadministration, herunder registrering af medarbejderes arbejdstid på ejendomssager, lønrapportering, håndtering af fraflytningssager samt dannelse af fakturaudkast. Behandlingen finder sted, så længe det er nødvendigt for disse formål, og indtil oplysningerne slettes efter gældende sletteregler.
2. Kategorier af registrerede og personoplysninger
| Kategori af registrerede | Personoplysninger |
|---|---|
| Medarbejdere | Navn, e-mail, telefonnummer, rolle, registreret arbejdstid, ansættelsestype samt løn- og udgiftsrelaterede beregningsdata. |
| Lejere | Navn og kontaktoplysninger (adresse, e-mail, telefon) samt sags- og lejemålsoplysninger fra Boligflow. |
Der behandles ikke CPR-numre, følsomme personoplysninger eller bankoplysninger i Softwaren.
3. Behandlingens karakter
Behandlingen omfatter indsamling, registrering, opbevaring, visning, samkøring og overførsel af de nævnte oplysninger inden for rammerne af Softwaren og dens integrationer. Der oprettes alene fakturaudkast (kladder) i e-conomic; der sker ingen automatisk bogføring.
4. Underdatabehandlere
| Underdatabehandler | Formål | Placering |
|---|---|---|
| e-conomic (Visma e-conomic A/S) | Regnskab og dannelse af fakturaudkast | EU/EØS |
| Boligflow | Lejer- og fraflytningsdata i ejendomsadministrationen | EU/EØS |
| Hostingudbyder for west-estate.dk | Drift og hosting af Softwaren | EU/EØS |
Underdatabehandlerne er underlagt databehandleraftaler, der pålægger dem tilsvarende forpligtelser til beskyttelse af personoplysninger.
5. Sikkerhedsforanstaltninger
- Al kommunikation sker krypteret via HTTPS.
- API-nøgler og tokens opbevares serverside og eksponeres aldrig i browseren.
- Adgang er rollebaseret; medarbejdere ser kun data, de er autoriseret til.
- Der lagres ikke CPR- eller bankoplysninger.
- Fejl i integrationer logges i en intern, afgrænset fejllog til fejlfinding.
6. De registreredes rettigheder
Registrerede har ret til indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning af behandlingen samt ret til at gøre indsigelse. Henvendelser herom rettes til info@west-estate.dk og besvares uden unødig forsinkelse.
7. Brud på persondatasikkerheden
Ved brud på persondatasikkerheden håndterer West Estate hændelsen i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 33-34, herunder om nødvendigt anmeldelse til Datatilsynet inden 72 timer og underretning af berørte registrerede.
8. Sletning og tilbagelevering
Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige for formålet, eller når opbevaringspligter efter bl.a. bogføringsloven er udløbet.
9. Overførsel til tredjelande
Behandling og opbevaring sker inden for EU/EØS. Sker der undtagelsesvist overførsel til tredjelande, etableres et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V.
10. Lovvalg
Behandlingen og disse vilkår er undergivet dansk ret og databeskyttelsesforordningen (GDPR).
11. Kontakt
Spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger rettes til West Estate ApS, Torvet 21, 1., 6700 Esbjerg, info@west-estate.dk, +45 28 25 06 77.
